Die eigene Website besser nutzen durch den Einsatz eines Content Managment Systems

Neue Entwicklungen im Internet ermöglichen es praktisch jedem Webseitenbetreiber, Informationen auf einfache Weise zu veröffentlichen. Der Einsatz von Content Managment Systemen macht dies möglich. Der folgende Artikel fasst die wichtigsten Aspekte dieser Webtechnologie speziell für Unternehmer zusammen.

Was sollten Webseiten von Unternehmen heute leisten?

Eine Webseite besteht immer aus zwei Komponenten: dem Layout und dem Inhalt. Lange Jahre lag das Hauptaugenmerk auf dem gestalterischen Teil, also dem Layout. Der Trend im Internet geht in jüngster Zeit aber dahin, den Fokus wieder auf den Inhalt zu richten. Warum?

Ein Grund dafür ist, dass in Ländern wie Deutschland oder den USA mehr als die Hälfte aller Unternehmen im Internet mit einer eigenen Homepage vertreten ist. Aus jeder Branche kämpfen logischerweise viele Konkurrenten um Webseitenbesucher, die im Idealfall zu neuen Kunden werden. Was die gestalterische Komponente einer Webseite angeht, hat sich im Laufe der Zeit ein gewisser Standard entwickelt. Zugespitzt kann man sagen: Die meisten Webseiten sehen gleich aus. Demnach kann ein Webseitenbesucher allein auf Grund des hoch gepriesenen ersten Eindrucks keine Entscheidung mehr über die Zusammenarbeit mit einem Unternehmen treffen. Andere Kriterien treten in den Vordergrund, nämlich die Inhalte einer Webseite.

Ein weiterer ganz einfacher Grund ist der folgende: Suchmaschinen wie Google oder Yahoo durchkämmen das Internet nach inhaltlichen Kriterien. Für das Layout hingegen gibt es keine Suchmechanismen. Gefunden wird derjenige, der die relevanten Informationen bereitstellt.

Eine Webseite muss heute in erster Linie relevante Inhalte bereitstellen, die benutzerfreundlich aufbereitet sind, d.h. sie müssen gut strukturiert und auf die Recherche im Internet angepasst sein.  Das Layout der Webseite muss dies ermöglichen.

Was sind relevante Inhalte?   

Eine eigene Homepage ist für viele Unternehmer eine Art ständig verfügbare Visitenkarte. Ein kurzer Text über die angebotenen Leistungen, eine Kurzdarstellung der Unternehmensgeschichte, Referenzen und natürlich die Kontaktmöglichkeiten – das findet man heute auf jeder Homepage.

Alleinstellungsmerkmale und eine wirkungsvolle Corporate Identity lassen sich so aber noch lange nicht vermitteln. Nur wer qualitativ hochwertige und relevante Informationen über sein Unternehmen und dessen Wirkungsbereich zur Verfügung stellt, kann sich von der Konkurrenz (im Internet) abheben. Aber was sind relevante Information?
Relevant sind Informationen, die aktuell sind. Ein Unternehmen erhält ein Profil, wenn es über Projekte berichtet, an denen momentan gearbeitet wird.

Relevant sind Informationen, die aus fachspezifischen Themenfeldern stammen (z.B. neue gesetzliche Regelungen, Statistiken und Trends, Neuentwicklungen auf dem Markt, Ratgeber, Tipps, Aufklärung über schwarze Schafe der Branche).  Sie können im Rahmen eines so genannten Business-Blogs (B-Blog) vermittelt werden. Wer nicht nur über sein Unternehmen sondern über das Geschäftsfeld informiert, füllt Worte wie „Professionalität“, „Kompetenz“, und „Sachverstand“ mit Bedeutung.

Relevant sind Informationen, die auf einzelne Kunden abgestimmt sind und über laufende Vorgänge berichten (Monitoring). Solche Informationen tragen entscheidend zur Kundenbindung bei. Wer seinen Kunden Zugriff auf Informationen ermöglicht, die nur für ihn zusammengestellt wurden und die er jederzeit abrufen kann, wird in Sachen Service punkten können.

Relevante Informationen können in Form von neuen Textformaten auf eine Webseite gelangen. Über einen regelmäßigen Chat können Kundenfragen (zu einem gewissen Grad) öffentlich beantwortet werden. Fragen und Antworten werden gespeichert und sind in Form von FAQs (Frequently Asked Questions) „für immer“ auf einer Webseite abrufbar. Sie schaffen damit eine „Knowledge Base“. Wissen zieht immer Wissbegierige an, also potenzielle Neukunden.

Zusammenfassend kann man sagen: relevante Inhalte auf einer Webseite sind Informationen, die das Interesse der Zielgruppe betreffen. Dieses richtet sich auf ein Betätigungsfeld, auf dem meist mehrere Unternehmen aktiv sind. Wem es gelingt, über die Inhalte seiner Homepage schon vor der ersten persönlichen Kontaktaufnahme in einen Dialog mit seiner  Zielgruppe zu treten, erhöht seine Chance auf die Gewinnung von Neukunden.

Wie gelangen Inhalte auf die eigene Webseite?

Was im vorherigen Abschnitt beschrieben wurde, verlangt natürlich den Einsatz bestimmter Mittel. Inhalte müssen erstellt und auf verwertbare Weise dargestellt werden. Zudem muss die Homepage funktional so gestaltet sein, dass das Erstellen und Darstellen der Inhalte auf einfache Weise geschehen kann und keinen unnötigen Zeitaufwand bedeutet.

Was das Erstellen der Informationen angeht, ist man natürlich auf den Einsatz von Mitarbeitern angewiesen. Recherchearbeiten innerhalb der Informationswelt des eigenen Unternehmens sowie solche außerhalb erfordern unter Umständen einen nicht unerhebli­chen Zeitaufwand. Auch die textliche Aufbereitung von Informationen, die durch Sprache vermittelt werden, bedarf einer gewissen Sorgfalt.

Die angesprochenen technischen Aspekte lassen sich heutzutage allerdings auf einfache Weise durch neue Entwicklungen in der Webtechnologie lösen. So genannte Content Managment Systeme bieten hier erstaunliche Möglichkeiten.

Warum ist ein Content Managment System (CMS) die richtige Lösung?

Im Folgenden möchte ich die sieben wichtigsten technischen Aspekte benennen, die für den Einsatz eines CMS sprechen.

1. CMS ermöglichen es dem Homepagebetreiber, die Inhalte seiner Homepage selbst zu organisieren, ohne dabei spezielle Kenntnisse zu haben. So sind z.B. keine html-Kenntnisse nötig.
2. CMS erlauben die Verwaltung von Nutzergruppen, die jeweils über genau festgelegte Rechte verfügen. So können z.B. bestimmte Nutzer selbst Informationen erstellen und veröffentlichen (Autoren). Andere Nutzer können nur auf Informationen zugreifen. Es ist auch möglich, Nutzern nur für sie bestimmte Informationen zugänglich zu machen. (Reporting – Kunden über laufende Vorgänge informieren.) Dabei ist zu bedenken, dass ein CMS nicht nur eine Schnittstelle zwischen einem Unternehmen und seinen potenziellen Kunden schafft, sondern dass es auch als Schnittstelle zwischen Angestellten und der Unternehmensführung eingesetzt werden kann (z.B. Qualitätsmanagment durch Berichterstattung).
3. CMS erlauben Multilingualität: die (ständig neuen) Inhalte der Homepage können in mehreren Sprachen dargestellt werden.
4. CMS trennen strikt zwischen Layout und Inhalt, d.h. die von einem Nutzer (Autor) erstellten Inhalte werden automatisch in das Layout der Homepage integriert. Außerdem kann das Layout jederzeit geändert werden ohne das die Inhalte verloren gehen.
5. CMS benutzen i.d.R. Datenbanken. Ein Backup der Daten kann problemlos erfolgen. Auch die Verknüpfung mit einer  firmeninternen Datenbank ist möglich.
6. CMS verwalten alle im Internet darstellbaren Formate. Texte Bilder, Videos, Audiomaterial.
7. CMS müssen nicht zwangsläufig teuer sein. Kostenlose Open Source Systeme existieren auf dem Markt.

Was sollte bei dem Einsatz eines CMS beachtet werden?

Jede noch so gute technische Entwicklung ist zum scheitern verurteilt, wenn ihr Einsatz nicht präzise geplant ist. Ein CMS ist als Werkzeug anzusehen. Es übernimmt nicht die Strukturierung von Informationen, es unterstützt dabei. Entscheidend ist, dass man ein Content Managment System richtig nutzt.

Wer mit dem Gedanken spielt, seine Webseite über ein CMS zu verwalten, muss zwischen den entstehenden Kosten und dem Nutzen abwägen. Auf der Kostenseite sind zu finden: (1) die Beauftragung eines Spezialisten für die Installation und Anpassung des CMS sowie die Erarbeitung einer praktikablen Informationsstruktur, (2)  u.U. ein Upgrade der bisher genutzten Domain. (3) eine Schulung der verantwortlichen Mitarbeiter durch den Fachmann.  Hinzu kommt (4) der  Zeitaufwand für die Erarbeitung der Inhalte. Während dieser bei statischen Webseiten gleich null ist, erhöht er sich beim Einsatz eines CMS in Abhängigkeit zu den Zielen, die ein Webseitenbetreiber verfolgt.

Auf der Nutzenseite stehen: (1) die Möglichkeit, Stammdaten eines Unternehmens auf dem aktuellen Stand zu halten und neue Informationen hinzuzufügen, ohne dafür auf die Hilfe eines Webdesigners angewiesen zu sein, (2) die Möglichkeit einer problemlosen Einbindung multimedialer Inhalte, (3) bessere Ergebnisse in Suchmaschinen (4) eine höhere Traffic-Quote (5) eine Lösung, die mit Sicherheit innerhalb der nächsten 10 Jahre alle Anforderungen an einen professionellen Internetauftritt erfüllen kann.

Für Unternehmen, die aktiv neue Kunden über das Internet akquirieren wollen und gleichzeitig ihre Corporate Identity transportieren möchten, ist der Einsatz eines Content Managment Systems eine attraktive Lösung.